Waarom Multi- Moment Opname? (Work Sampling)

Heel wat bedrijfsactiviteiten zijn van oorsprong minder repetitief en lijken dan ook op het eerste zicht moeilijk of niet meetbaar. Denk maar even aan administratieve taken (secretariaatswerk, boekhouding, personeelsbeheer…), dienstverlenende functies (onderhouds- of hersteldiensten, design en engineering, IT, logistieke processen, …), maar evenzeer toezichts- en staffuncties.

In omgevingen zoals grootwarenhuizen, magazijnen of andere logistieke bedrijven, evenals in dienstverlenende organisaties als ontwerp- of adviesbureaus maar evenzeer ziekenhuizen en verzorgingscentra, vormen deze activiteiten nochtans de kern van het bestaan en is een duidelijk overzicht van de tijdbesteding aan diverse taken dan ook essentieel.

In productieve omgevingen staan deze activiteiten vaak in voor een belangrijk deel van de ‘overhead cost’, zodat ook daar de vraag stijgt om een duidelijker beeld te krijgen van het rendement van de betrokken diensten of afdelingen.

Kortom: waar zijn we nu eigenlijk ‘hoeveel’ mee bezig en kunnen we deze tijdsbesteding ook nog langer verantwoorden…

‘Work sampling’ of Multi-Moment Opname’ biedt in al deze situaties de gepaste oplossing.

Deze Industrial Engineering tijdstudietechniek geeft immers op basis van niet-continue waarneming een onderbouwd inzicht in de tijdsbesteding van personen of objecten. Op random tijdstippen wordt een ‘foto’ genomen en wordt de activiteit/toestand van het waar te nemen object geregistreerd. Door herhaaldelijke waarnemingen of rondes kan hierdoor op een statistische wijze de tijdsbesteding aan de diverse activiteiten met de gewenste nauwkeurigheid vastgelegd worden.

Deze techniek is met andere woorden meer dan aangewezen voor het streven naar efficiëntie en productiviteitsverbeteringen in de eerder genoemde ‘zachte’ sectoren of afdelingen.

Bij het ontstaan van Multi-Moment Opname zijn de eerste toepassingen uitgevoerd in productieomgevingen. Het spreekt vanzelf dat naast bovenvermelde activiteiten, MMO ook nog steeds zeer zinvol is in productie-omgevingen voor het in kaart brengen en analyseren van de activiteiten van personen en productiemachines.

Gezien het belang en bijgevolg ook het veelvuldige gebruik van deze techniek in deze specifieke omgevingen, drong een automatisering van registratie en rapportering zich op. Daarom werd door het toonaangevend Amerikaanse Industrial Engineering adviesbureau C-FOUR ‘Computer Aided Work Sampling / with Excel’ (of kortweg CAWS/E) ontwikkeld. Dankzij meer dan 40 jaar uitgebreide academische en praktijkervaring in het vakgebied van tijdstudies weet C-FOUR immers perfect aan welke vereisten een ondersteunend hard- en softwaresysteem voor het uitvoeren van multi-momentopnames moet voldoen.

Karakteristieken van de software

• Input van de waarnemingsdata kan gebeuren via een handterminal (PalmOS of WinCE) of rechtstreeks via een Excel file
• Flexibele definitiemogelijkheden van de waar te nemen activiteiten/toestanden – naar wens op te splitsen in categorieën (direct productief/indirect productief/niet productief,……)
• Extra Softwaretool voor het ontwerp van MMO studies (berekenen van aantal benodigde waarnemingen, genereren van random tijdschema’s met random observatieroutes)
• Zeer groot aantal personen/objecten (>100) kan geobserveerd worden in dezelfde studie
• Uitgebreide analysemogelijkheden: aangezien aan elke waarneming een aantal extra gegevens gelinkt worden, is het mogelijk om de data op vele manieren te analyseren:
  • In functie van de tijd: per week, per dag, per uur, per uur van de shift
  • Per waarnemer (indien verschillende personen de waarnemingen uitvoeren)
  • Per shift, per ploeg, per persoon
  • In functie van de bezettingsgraad
  • Etc….
• Overzichtelijke resultaten in Excel
  • Geformatteerd, met berekening van de betrouwbaarheidsintervallen om de resultaten te interpreteren op het gebied van nauwkeurigheid
  • In ‘Raw data’ formaat, dit geeft de mogelijkheid gebruik te maken van de krachtige grafische mogelijkheden van Excel om alle combinaties van gegevens te analyseren en voor te stellen met behulp van de draaitabellen functie (pivot tables)

Enkele schermafdrukken (klik om te vergroten)

Ingave van de activiteitcodes

Analyse van de resultaten (queries worden automatisch gegenereerd)

Het genereren van random tijdschema’s

Ingave van de observatiegegevens (links POCKET PC – rechts PalmOS)

Geformatteerde output file in Excel

Het volledige pakket bevat:

• Eén software licentie (met hardware key) van de analysesoftware voor Windows PC
• Uitgebreide Engelstalige handleiding van het softwarepakket
• CAWS Mod I Study Designer software (voor Windows PC)
• 3 video set met de basis theorie van Multi-Moment Opnames “Work Sampling Fundamentals A+B “ + “Computer Aided Work Sampling for continuous improvement”
• Basis handterminal PDA PalmOS (zwart/wit scherm) voor datacollectie
• ½ dag hulp bij installatie en opleiding
• Technische ondersteuning per telefoon/per email
• Optioneel: Begeleiding bij het opzetten en uitvoeren van Uw eerste project (typisch 5 Mandagen)

For more information, demos and pricing: contact us